Innowacyjny sposób na bardziej efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie wdrożyło nasze miasto członkowskie Bydgoszcz, wprowadzając technologię RPA, czyli Automatyzację Procesów Biznesowych.
Robotyzacja obsługi faktur jest już kolejnym zautomatyzowanym procesem w Urzędzie Miasta Bydgoszczy. Pozwala efektywniej zarządzać potrzebami miasta w zakresie zużycia prądu, a w konsekwencji powoduje, że za energię miasto płaci mniej. Ponadto optymalizuje pracę w urzędzie i uwalnia urzędników od wykonywania nudnych, żmudnych i powtarzalnych czynności, pozwalając im zajmować się kreatywną pracą dla miasta i jego mieszkańców.
Monitorowanie zużycia, faktur, zbieranie wszystkich danych i ich analiza ma jeden cel, aby opłaty za energię elektryczną były dla budżetu miasta jak najniższe. To jest największa korzyść ze zbieranych przez robota danych i ich gromadzenia w centralnym repozytorium. Mamy wreszcie dostęp do danych, których wcześniej nie mieliśmy i możemy je wykorzystać tak, aby opłaty za energię elektryczną dla Bydgoszczy były jak najniższe.
Robotyzacja pozwala uwolnić pracowników od wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności, którymi przecież w dobie powszechnej cyfryzacji urzędnicy nie muszą się zajmować. Urzędnik powinien wykonywać pracę koncepcyjną, a nie przepisywać dane z jednego systemu do drugiego. Takie czynności może – z powodzeniem, bez znużenia, zmęczenia i błędów – wykonywać automat. A ludzie, uwolnieni od konieczności wykonywania takich czynności, mogą się zająć bardziej kreatywną pracą. Można zatem powiedzieć, że robotyzacja pozwala uzupełnić braki kadrowe i to takie, których nie da się zasypać korzystając z rynku pracy, natomiast w żaden sposób nie prowadzi do zwolnień i redukcji zatrudnienia. Zainteresowanie RPA wyraziły już kolejne miasta, wśród nich Warszawa i Wrocław.
Janusz Popielewski, Dyrektor Wydziału Informatyki UM Bydgoszczy podkreśla, że jest to rozwiązanie uniwersalne: „Nie bazuje na żadnych naszych specyficznych uwarunkowaniach. Wykonawca zobowiązał się ponadto dostosować je np. w przypadku zmiany dostawcy energii. Dlatego uważam, że takie albo podobne rozwiązanie możliwe jest do wprowadzenia w każdym mieście czy gminie. Jednostki samorządu terytorialnego mają podobne problemy związane z zakupem i zarządzaniem energią.”
Tomasz Bońdos, Koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią w UM Bydgoszczy potwierdza, że „jest to rozwiązanie, które może być zastosowane także w innych samorządach. Zresztą cieszy się ono bardzo dużym zainteresowaniem wszędzie tam, gdzie je prezentujemy. Tak było m.in. w Sztumie na spotkaniu Stowarzyszenia Energie Cités. Myślę, że jest to rozwiązanie, które warto promować i propagować. Bardzo chętnie podzielimy się wiedzą i doświadczeniem na jego temat ze wszystkimi zainteresowanymi”.
Więcej o automatyzacji pracy Zespołu ds. zarządzania Energią w UM Bydgoszczy i etapach wdrażania tego rozwiązania w 3. numerze miesięcznika „IT w administracji”.
